Как нормализовать расходы канцелярских товаров

В зависимости от специфики деятельности каждой конкретной компании, может сильно отличаться и расходование канцтоваров. Если же по таким материалам еще и отсутствует строгая отчетность, то затраты на них зачастую сильно превышают реальные цифры, к тому же отсутствие контроля приводит к использованию канцелярии работниками для своих нужд.

Поэтому, с целью экономии финансовых средств, а также дополнительного контроля за деятельностью сотрудников организации рекомендуется применять принципы нормирования. Существует несколько способов, которые могут определить нормы расхода канцтоваров:

• Применение рекомендованных норм относительно своего предприятия
• Анализ внутренней статистики расходования типичных канцелярских товаров
• Создание отдельных заявок, которые обосновывают  приобретение новых или нестандартных наименований.

Применение рекомендованных норм расхода канцтоваров для бюджетных учреждений оправдано в том случае, если деятельность компании схожая с направлением работы Вашего предприятия, например, юридические консультации, бюро статистики и другие.

Для того чтобы закупить оптимальное количество канцелярских принадлежностей, лучше выбирать сразу поставщика у которого товар рассортирован по категориям, как, например, в каталоге канцтоваров «ОфисМенеджер».

Чтобы провести качественную аналитику расходования канцелярских принадлежностей нужно брать большой временной интервал, как минимум полгода. Для удобства ведения учета предлагается создать таблицу Exel, в которой будут указаны наименования и количество закупаемых канцтоваров, дата их приобретения, а также остаток по каждому виду на конец отчетного периода. Для более подробного учета  еще можно вести записи о количестве выдачи материалов каждому конкретному отделу или сотруднику.

Используя такого рода таблицы можно увидеть динамику расходов в общей сумме. А также по конкретному отделу в частности.  Также как в случае с нормами расхода, за пример статистики можно взять практику деятельности подобных организаций.

Создать начальную базу по нормированию можно собрав заявки на закупку всех наименований, при этом удобно сравнить потребности в материалах у разных отделов. Важно также для своевременного обеспечения компанию канцелярскими товарами определить конечные сроки подачи заявлений, это может быть середина месяца либо конец квартала.