Організація реєстрації гостей на локації давно вийшла за межі простої звірки прізвищ у роздрукованих списках. Сьогодні конференції, форуми, виставки, семінари й навіть корпоративні події вимагають швидкого пропуску учасників, контролю доступу, друку бейджів і збору аналітики.
Саме тому все більше організаторів переходять на спеціалізовані Check-in системи, які допомагають автоматизувати реєстрацію відвідувачів, мінімізувати черги та уникати помилок.
Розгляньмо п’ять сервісів, які працюють на українському та європейському ринках і пропонують різні підходи до автоматизації реєстрації учасників.
Що таке чекін на події
Check-in – це процес підтвердження присутності учасника на заході після його прибуття на локацію. Зазвичай він включає:
- перевірку реєстрації або квитка;
- сканування QR-коду;
- друк бейджа;
- видачу матеріалів;
- контроль доступу до окремих зон;
- збір статистики відвідуваності.
Найчастіше після реєстрації на подію учасник отримує квиток із QR-кодом. Під час прибуття цей код сканують, система знаходить запис у базі та автоматично фіксує присутність гостя. У цей момент квиток отримує відмітку про використання, тому вдруге пройти з ним уже не вийде: система одразу покаже, що його вже було активовано.
Завдяки автоматизації вся процедура займає буквально кілька секунд замість кількох хвилин ручної перевірки.
Навіщо використовувати спеціалізовані системи
Для невеликих заходів на 30–50 учасників іноді справді достатньо Excel-таблиці. Але коли йдеться про сотні або тисячі гостей, ручна реєстрація дуже швидко перетворюється на джерело помилок, затримок і черг.
Основні переваги спеціалізованих сервісів:
- швидка реєстрація учасників;
- автоматичний друк бейджів;
- захист від повторного використання квитків;
- контроль доступу до окремих зон;
- статистика відвідуваності в режимі реального часу;
- інтеграція з системами продажу квитків;
- можливість одночасної роботи на кількох точках реєстрації.
За досвідом організаторів великих конференцій, найбільш проблемним місцем зазвичай стає не саме сканування квитків, а видача бейджів і правильна організація потоку гостей. Саме тому інтеграція друку бейджів із check-in системою часто стає однією з ключових вимог під час вибору рішення.
RegToEVENT
RegToEVENT – це не просто система чекіну, а повноцінна платформа для управління подіями. Окрім реєстрації гостей на локації, сервіс охоплює онлайн-реєстрацію, продаж квитків, CRM для організаторів, платіжні системи, мобільний додаток для нетворкінгу та аналітику.
Завдяки цьому організатор може працювати в одній системі на всіх етапах проведення заходу – від старту продажів до фінальної аналітики після завершення події.
Основні можливості
- онлайн-реєстрація учасників;
- продаж квитків;
- QR-чекін;
- друк бейджів;
- контроль доступу до зон;
- відстеження переміщення гостей;
- мобільний додаток для нетворкінгу;
- збір статистики та аналітики;
- фото-бейджі;
- робота з різними категоріями квитків.
Переваги
- повний цикл автоматизації події;
- поєднання реєстрації та продажу квитків;
- широкі можливості для нетворкінгу;
- контроль відвідування окремих залів;
- детальна аналітика після заходу;
- можливість використовувати QR-коди на бейджах для обміну контактами між учасниками.
Недоліки
- широкий функціонал може вимагати більше часу на налаштування;
- частина можливостей може бути зайвою для невеликих подій.
Для яких подій підходить RegToEVENT
Події будь-якого формату та масштабу: бізнес-конференції, виставки, форуми, освітні заходи, фестивалі та інші події, де потрібне комплексне управління учасниками.
EventBadgePrint
EventBadgePrint насамперед спеціалізується на друці бейджів і автоматизованій реєстрації гостей під час подій. Основний акцент тут зроблено на тому, щоб учасник якомога швидше отримав персоналізований бейдж прямо на локації.
Сервіс орієнтований переважно на бізнес-події, де важливі професійний вигляд учасників і комфортний нетворкінг.
Основні можливості
- друк бейджів на місці;
- QR-чекін;
- автоматична ідентифікація учасників;
- персоналізація бейджів;
- інтеграція з базою учасників.
Переваги
- вузька спеціалізація на бейджингу;
- швидке внесення змін у дані учасників;
- зручність для конференцій і виставок;
- професійний зовнішній вигляд бейджів.
Недоліки
- основний акцент зроблено саме на процесі реєстрації;
- відсутні додаткові інструменти для комплексного управління подією.
Для яких подій підходить EventBadgePrint
Ділові конференції, форуми, саміти та заходи з великою кількістю учасників.
Elreg.in.ua
Elreg спеціалізується на організації реєстрації учасників і супроводі подій. Компанія працює переважно у форматі сервісної послуги: організатор отримує не лише обладнання для друку бейджів, а й програмне забезпечення та технічну підтримку безпосередньо на локації.
Рішення орієнтоване на конференції, форуми, виставки та корпоративні заходи, де важлива фізична присутність команди реєстрації.
Основні можливості
- реєстрація учасників на локації;
- сканування QR-кодів;
- друк бейджів;
- організація кількох стійок реєстрації;
- контроль доступу;
- робота з попередньо сформованими списками учасників.
Переваги
- можливість замовити комплексну послугу;
- мінімальне навантаження на команду організатора;
- досвід роботи з офлайн-заходами різного масштабу;
- допомога з організацією процесів на локації.
Недоліки
- менше можливостей для самостійного використання;
- робота з офлайн-базою, завантаженою завчасно;
- вища залежність від підрядника;
- обмежена кількість публічної інформації про функціональність платформи.
Для яких подій підходить Elreg .in.ua
Конференції, форуми, корпоративні заходи та виставки, де організатору важливий повний контроль над процесом реєстрації.
Checkin.com.ua
Checkin.com.ua позиціонує себе як систему миттєвої реєстрації учасників без черг з автоматичним друком бейджів на локації.
Сервіс робить ставку на швидкість і повну автоматизацію процесу – від сканування QR-коду до видачі готового бейджа. Заявлена швидкість реєстрації – менше 5 секунд на одного учасника.
Основні можливості
- сканування QR-кодів;
- автоматичний друк бейджів;
- перевірка типів квитків;
- контроль доступу;
- аналітика в режимі реального часу;
- технічний супровід на локації.
Переваги
- швидка реєстрація учасників;
- друк бейджів безпосередньо під час чекіну;
- зрозумілий і простий процес роботи;
- готові пакетні рішення для подій різного масштабу.
Недоліки
- пакетний формат послуги та мінімум гнучкості;
- немає інструментів для повного циклу управління подією.
Для яких подій підходить
Конференції, форуми, бізнес-заходи та корпоративні події з високим навантаженням на зону реєстрації.
OnSiteCheckin.pl
OnSiteCheckin – польське рішення для автоматизації реєстрації учасників на конференціях, виставках і міжнародних заходах.
Сервіс орієнтується на швидке проходження гостей через зону реєстрації та може використовуватися як частина більшої екосистеми управління подіями.
Основні можливості
- реєстрація учасників у режимі реального часу;
- сканування QR-кодів;
- друк бейджів;
- контроль доступу;
- централізована база учасників;
- підтримка великих потоків гостей.
Переваги
- досвід роботи на міжнародному ринку;
- підходить для багатоденних конференцій;
- масштабованість для великих заходів;
- сучасний інтерфейс.
Недоліки
- іноземний сервіс може потребувати додаткової локалізації;
- підтримка переважно орієнтована на європейський ринок.
Для яких подій підходить
Міжнародні конференції, виставки та форуми з великою кількістю учасників.
Усі розглянуті рішення допомагають автоматизувати реєстрацію гостей і значно скоротити черги на вході. Головна різниця між ними – у рівні автоматизації та наборі додаткових інструментів.
Якщо першочергове завдання – організувати процес реєстрації на локації із залученням підрядника, варто придивитися до EventBadgePrint або Checkin.com.ua.
Для міжнародних або масштабних конференцій цікавим варіантом може стати OnSiteCheckin.
Якщо ж організатору потрібна єдина платформа для реєстрації, продажу квитків, чекіну, нетворкінгу та аналітики, тоді RegToEVENT варто розглядати як комплексне рішення для управління подією.