Оформлення програмного реєстратора розрахункових операцій сьогодні цілком можливе без особистого відвідування податкової інспекції чи будь-яких інших державних установ. Уся процедура від початку до кінця виконується повністю онлайн за наявності кваліфікованого електронного підпису та доступу до Електронного кабінету платника на офіційному сайті ДПС. Це значно спрощує життя сучасним підприємцям, які цінують свій час і категорично не хочуть витрачати цілі робочі дні на бюрократичні процедури та черги в державних установах.
Перший обов'язковий крок — отримання КЕП, якщо ви ще не маєте власного кваліфікованого електронного підпису. Його можна оформити абсолютно безкоштовно в будь-якому великому українському банку: ПриватБанку, Ощадбанку, monobank, або через офіційний мобільний застосунок Дія. Процедура отримання займає буквально лічені хвилини та зовсім не потребує особистого візиту до банківського відділення — усе робиться дистанційно через смартфон. Термін дії виданого сертифіката електронного підпису становить до двох років, після закінчення якого його потрібно буде продовжити аналогічним простим способом.
Другий важливий крок — офіційна реєстрація господарської одиниці в податковій службі України. Через зручний електронний кабінет на офіційному сайті ДПС потрібно заповнити та подати стандартну форму 20-ОПП. У цій заяві вказуються повні дані про місце ведення підприємницької діяльності: точна юридична адреса, офіційна назва об'єкта торгівлі чи надання послуг, унікальний ідентифікатор приміщення. Для тих підприємців, які працюють без фізичної стаціонарної точки продажу — наприклад, майстрів, що надають послуги виключно з виїздом до клієнта — в полі ідентифікатора просто вноситься стандартна комбінація з восьми нулів.
Третій крок процедури — подання офіційної заяви на реєстрацію самого програмного РРО в системі. Це спеціальна форма 1-ПРРО, де обов'язково вказується конкретний тип реєстратора залежно від специфіки вашого бізнесу: стаціонарний тип для класичного магазину чи салону краси, пересувний для мобільної виїзної торгівлі та служби доставки, або спеціальний тип для інтернет-магазину з автоматичною фіскалізацією онлайн-платежів. Кожен тип має свої унікальні особливості використання та специфічного налаштування. Після успішної обробки поданої заяви система ДПС автоматично присвоює унікальний фіскальний номер вашій касі.
Четвертий завершальний крок — реєстрація касира або кількох касирів через спеціальну форму 5-ПРРО. У цій заяві потрібно внести повні персональні дані: прізвище, ім'я, по батькові кожної особи, яка буде безпосередньо працювати з касою, її індивідуальний податковий номер та ідентифікатор ключа з сертифіката електронного підпису цієї особи. Важлива деталь: можна одразу зареєструвати декількох касирів для однієї каси, що дуже зручно для бізнесу з найманими працівниками та змінним графіком роботи.
Терміни розгляду поданих заяв чітко визначені чинним законодавством: якщо документи подані до шістнадцятої години поточного робочого дня, офіційна відповідь гарантовано надходить того ж дня. У разі подання після цього часу — обов'язково наступного робочого дня. Загалом увесь процес реєстрації програмного РРО займає максимум два робочих дні, що значно швидше за традиційну реєстрацію апаратного касового апарату.
Обравши надійне та перевірене програмне рішення на кшталт СОТА Каса, ви значно спростите собі подальшу щоденну роботу з касою. Після успішної реєстрації в ДПС достатньо просто авторизуватися в застосунку за допомогою свого електронного підпису — і можна одразу приймати перші платежі від реальних клієнтів.